Sale la convocatoria y usted y su personal se preparan a planificar lo que van a incluir en la propuesta. Si pueden evitar estos 5 errores comunes, el proceso será más fácil y sus probabilidades de éxito serán mucho más altas:
1) No leer la convocatoria por completo: "Darle una ojeada" a la convocatoria es lo que hace la mayoría... de los que fracasan. Las entidades que logran éxitos consistentes con sus propuestas aprenden a leer bien las convocatorias porque sólo así pueden evaluar el verdadero alcance del programa y de su plan. Mientras más se adentran en los detalles de la convocatoria, más clara y completa puede ser su visión de proyecto en la propuesta, y sabemos que propuestas claras y completas ganan más a menudo.
2) Establecer múltiples sesiones de planificación: Estudios han demostrado que el proceso de planificación mejora si se limitan cuántas veces se hará y cuánto tiempo se invertirá en hacerlo. En otras palabras, una o dos reuniones de alrededor de una hora cada una es mejor que 6-7 reuniones que toman 10-20 horas. No confunda planificación con creación: planificar es crear un bosquejo, mientras que crear es el proceso de forjar la realidad del plan. Planifique en poco tiempo y permita más tiempo para crear.
3) Dejar las alianzas para lo último: Eso es como planificar una fiesta, preparar la comida y bebida y entonces hacer las invitaciones. Tan pronto identifica el potencial de una colaboración o alianza, haga el contacto y busque definir la misma. Aunque no sea parte final de la propuesta, es un paso valioso y útil para una próxima. Hacer esto a tiempo fortalece su proyecto y le permite ampliar el mismo con el insumo de su aliado.
4) Evitar asignar responsabilidades claras: Si nadie tiene la responsabilidad clara por una tarea o procedimiento, eso levanta señales de alarma, porque indica que no tiene un buen grado de control sobre su proyecto. A menudo la falla estriba en que no se ha identificado quién se va a encargar del asunto, pero debe hacerlo, aunque tenga que ir fuera de su entidad (alianzas, colaboraciones, contratos, etc.) De la misma manera que un equipo profesional de deportes no saldría a jugar faltándole 1-2 jugadores, usted no debe presentar se proyecto como que carece de personal. Si no lo tiene al momento, presente opciones viables y documente las mismas.
5) Escribir "algo" en vez de "algo valioso": Hay mucha presión en la redacción de propuestas, pero eso nunca es excusa para presentar una narrativa débil, ni siquiera en el primer borrador. Aún bajo presión (casi siempre de tiempo), busque presentar un texto o un gráfico que realce en todo momento las capacidades y visión de su entidad en vez de simplemente escribir algo "por salir del paso." La única evidencia que tienen los evaluadores del esmero que usted le pone a sus proyectos es la propuesta: si perciben que la hizo con toques de indiferencia, eso mismo pensarán que hará en su proyecto.
Si enfoca en reducir o eliminar estos errores, su planificación de proyectos para propuestas--y sus propuestas--mejorarán sustancialmente. El éxito en conseguir fondos comienza con buena planificación, un proceso que se pule con la experiencia y la voluntad de llevarlo a cabo de la mejor manera.
Escrito por: Gil C Schmidt Cruz
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